In uw organisatie worden dagelijks door uw medewerkers werkprocessen uitgevoerd. Ook wanneer deze werkprocessen niet formeel zijn vastgelegd, is bij uw medewerkers vast veel kennis en ervaring aanwezig. De activiteiten binnen een werkproces bestaan uit handmatige of geautomatiseerde taken. Uiteindelijk wordt met uw werkproces een product of dienst geleverd aan een interne of externe klant.
Na het beschrijven en modelleren van uw bedrijfsprocessen ontstaat de mogelijkheid deze processen efficiënter te maken. Met de standaard methode zoals “Lean Management” wordt verspilling eruit gehaald, de overbodige of dubbele handelingen. Met Lean Six Sigma (LSS) worden uw processen door standaardiseren en continu meten verbeterd. Dit betreft dan zowel de doorlooptijd als de kwaliteit van uw diensten of producten.
Het continu verbeteren van uw bedrijfsprocessen ofwel “Business Process Management” (BPM), is een kwaliteitsinstrument. Bekend is de PDCA verbetercirkel van W.E.Deming (Plan-Do-Check-Act) die vaker onbewust impliciet dan bewust expliciet wordt toegepast. Hierbij leiden de check en act tot een nieuwe versie van het werkproces. Een uitgebreide cirkel geeft de stappen aan die procesanalisten hanteren bij de “process-lifecycle”.
Lineair bedrijfsproces
Een bedrijfsproces kent één of meerdere actoren, medewerkers die activiteiten in het proces uitvoeren. Bedrijfsprocessen worden door de actoren herhaald doorlopen en hebben in de uitvoering mogelijk meer of minder variaties. Deze variaties worden als uitzonderingen ook beschreven. Het juist op elkaar laten aansluiten van de activiteiten van de verschillende actoren voorkomt wachttijden. Als het gehele proces verloopt zonder wachttijden, wordt gesproken van een efficiënte workflow.
Zaaksystemen
Zijn er veel variaties in de uitvoering van het werkproces en verloopt het proces niet lineair maar onvoorspelbaar, dan wordt vaak gekozen voor een zaaksysteem. De activiteiten worden uitgevoerd rond een object, een dossier, waaraan steeds meer informatie wordt toegevoegd. Uiteindelijk heeft het dossier een statusovergang naar “klaar”.
Ketenprocessen
Veel producten en diensten komen tot stand door samenwerking van partners in een netwerk. Om dit goed te laten verlopen is van belang dat processen goed op de ketenpartners aansluiten. De geautomatiseerde uitwisseling van informatie op het juiste moment tussen de verschillende ketenprocessen zorgt voor een efficiënt verloop.